Prowadzenie obsługi biura
Kwalifikacja ZSK potwierdzająca umiejętność realizowania zadań administracyjnych i logistycznych, obsługi dokumentów, korespondencji, interesantów, urządzeń oraz aplikacji biurowych.
Informacje o kwalifikacji
- Nazwa
- Prowadzenie obsługi biura
- Typ
- Kwalifikacja wolnorynkowa
- Poziom PRK
- 3
- Kod kwalifikacji w ZRK
- 12696
- Ważność certyfikatu
- Bezterminowo
- Instytucja certyfikująca
- ICVC Certyfikacja Sp. z o.o.
- Koszt walidacji
- 770 zł
- Forma walidacji
- Egzamin teoretyczny w formie testu wiedzy oraz egzamin praktyczny z zastosowaniem symulacji lub rozmowy z komisją.
- Miejsce walidacji
- Cała Polska, po uzgodnieniu terminu
- Status
- Włączona, funkcjonująca
Czego dotyczy kwalifikacja?
Kwalifikacja „Prowadzenie obsługi biura” jest kwalifikacją wolnorynkową przypisaną do 3 poziomu Polskiej Ramy Kwalifikacji. Jej kod w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji to 12696.
Osoba posiadająca kwalifikację jest przygotowana do samodzielnego planowania i realizowania prostych zadań administracyjnych i logistycznych związanych z funkcjonowaniem biura. Obsługuje obieg dokumentów i korespondencję, przygotowuje pisma i materiały biurowe, obsługuje interesantów, wykorzystuje urządzenia biurowe oraz typowe aplikacje do edycji tekstu, obliczeń, prezentacji, poczty elektronicznej i korzystania z Internetu.
Kwalifikacja może być wykorzystywana w przedsiębiorstwach, instytucjach publicznych i organizacjach pozarządowych, między innymi w sekretariacie, recepcji, rejestracji, komórkach back office, biurze zarządu i wydziale urzędu. Orientacyjny nakład pracy potrzebny do uzyskania kwalifikacji wynosi 110 godzin. W tej wartości uwzględniono czas szkolenia, a szacowany dodatkowy czas pracy własnej wynosi 45 godzin.
Kto może skorzystać z kwalifikacji?
Osoby wchodzące lub wracające na rynek pracy
Kwalifikacją mogą być zainteresowane osoby dorosłe rozpoczynające aktywność zawodową albo powracające na rynek pracy.
Osoby z doświadczeniem biurowym
Kwalifikacja może zainteresować osoby posiadające doświadczenie w pracy biurowej, które chcą formalnie potwierdzić swoje umiejętności.
Osoby planujące przekwalifikowanie
Kwalifikacja może być przydatna osobom niezadowolonym z aktualnej sytuacji zawodowej, długotrwale bezrobotnym oraz osobom chcącym podjąć pracę w biurze.
Osoby zagrożone wykluczeniem zawodowym lub cyfrowym
Wśród wskazanych odbiorców znajdują się osoby w wieku 50+ oraz osoby wykluczone zawodowo lub cyfrowo.
Warunki przystąpienia i ważność certyfikatu
Warunek przystąpienia do walidacji
Osoba przystępująca do walidacji musi posiadać kwalifikację pełną na poziomie 3 PRK.
Okres ważności dokumentu
Certyfikat jest ważny bezterminowo.
Co potwierdza kwalifikacja?
01 Realizacja zadań związanych z obiegiem dokumentów4 efekty uczenia się · 23 kryteria weryfikacji
Osoba posiadająca kwalifikację:
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych
- Obsługuje korespondencję tradycyjną
- Redaguje tekst dostosowany do odbiorcy i celu
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji
Kryteria weryfikacji:
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: wymienia rodzaje dokumentów występujących w organizacji, w tym korespondencję, dokumenty rejestracyjne, księgowe, przetargowe, marketingowe i oferty
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: omawia źródła zasad obiegu dokumentów
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: powiela materiały, stosując podstawowe funkcje urządzeń, w tym powiększanie, zmniejszanie, przyciemnianie, rozjaśnianie, kopiowanie kolorowe, czarno-białe i dwustronne
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: skanuje dokumenty, w tym wiele stron, wykonuje dupleks i ustawia różną rozdzielczość
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: wysyła dokumenty faksem
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: wymienia materiały eksploatacyjne w urządzeniach biurowych, w tym papier, toner i tusz
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: używa sprzętów biurowych, takich jak bindownica, niszczarka, dziurkacz, laminarka, zszywacz i rozszywacz
- Charakteryzuje zasady obiegu dokumentów oraz wykonuje czynności związane z obsługiwaniem maszyn i sprzętów biurowych: usuwa błędy w urządzeniach biurowych możliwe do usunięcia z poziomu użytkownika, w tym zacięcie papieru w drukarce lub niszczarce
- Obsługuje korespondencję tradycyjną: charakteryzuje różne rodzaje korespondencji
- Obsługuje korespondencję tradycyjną: omawia sposoby ewidencjonowania przesyłek przychodzących i wychodzących
- Obsługuje korespondencję tradycyjną: stosuje zasady dystrybucji korespondencji wynikające z instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w danej organizacji
- Obsługuje korespondencję tradycyjną: przygotowuje przesyłki do nadania
- Obsługuje korespondencję tradycyjną: wymienia informacje umożliwiające nadanie przesyłki, w tym dane adresowe, wagę i wartość przesyłki
- Redaguje tekst dostosowany do odbiorcy i celu: wymienia rodzaje wypowiedzi pisemnych wykorzystywanych w pracy biurowej
- Redaguje tekst dostosowany do odbiorcy i celu: przygotowuje treść dokumentów biurowych na podstawie wytycznych
- Redaguje tekst dostosowany do odbiorcy i celu: dostosowuje styl, układ i formę tekstu do odbiorców i celu
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: omawia pojęcia misji organizacji, struktury i kultury organizacyjnej
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: wskazuje głównych interesariuszy organizacji, w tym klientów wewnętrznych i zewnętrznych, kontrahentów i instytucje otoczenia biznesu, oraz omawia ich znaczenie dla organizacji
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: charakteryzuje formy prawne przedsiębiorstw i instytucji oraz ich główne organy
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: omawia zasady pozyskiwania informacji i dokumentów w instytucjach zewnętrznych, w tym w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Krajowym Rejestrze Sądowym i Urzędzie Skarbowym
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: wypełnia druki wymagane przez instytucje publiczne do wydania zaświadczeń, w tym o niezaleganiu w opłatach skarbowych, składkach z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz o niekaralności
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: posługuje się bazami danych instytucji publicznych, w tym Krajowego Rejestru Sądowego, Głównego Urzędu Statystycznego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
- Rozpoznaje otoczenie formalno-prawne organizacji: omawia zasady ochrony danych osobowych w pracy biurowej, w tym ochronę dokumentów i plików, obowiązki informacyjne, prawa osób oraz rodzaje naruszeń bezpieczeństwa danych i sposoby postępowania
02 Obsługa interesantów3 efekty uczenia się · 12 kryteriów weryfikacji
Osoba posiadająca kwalifikację:
- Charakteryzuje zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem
- Prowadzi rozmowę telefoniczną
Kryteria weryfikacji:
- Charakteryzuje zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności: rozpoznaje typy ubioru służbowego, w tym business formal, business casual i smart casual
- Charakteryzuje zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności: omawia zasady dotyczące odpowiedniego dopasowania ubioru do okazji
- Charakteryzuje zasady doboru typu ubioru służbowego do okoliczności: dobiera typ ubioru stosownie do okoliczności
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem: charakteryzuje rodzaje komunikacji, w tym komunikację formalną, nieformalną, werbalną i niewerbalną
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem: omawia znaczenie komunikacji werbalnej i niewerbalnej
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem: przedstawia zasady savoir-vivre'u, w tym zasady tytulatury, pierwszeństwa i stosowania zwrotów grzecznościowych
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem: opisuje techniki aktywnego słuchania
- Prowadzi rozmowę bezpośrednią z interesantem: przeprowadza rozmowę z interesantem, stosując zasady savoir-vivre'u i komunikacji
- Prowadzi rozmowę telefoniczną: używa oficjalnej formy powitania i pożegnania podczas rozmowy telefonicznej
- Prowadzi rozmowę telefoniczną: stosuje techniki aktywnego słuchania podczas rozmowy telefonicznej
- Prowadzi rozmowę telefoniczną: uzyskuje informacje o danych rozmówcy i celu rozmowy
- Prowadzi rozmowę telefoniczną: udziela informacji zgodnie ze swoimi kompetencjami i zakresem obowiązków lub przekazuje rozmowę do odpowiednich osób albo działów
03 Użytkowanie aplikacji biurowych5 efektów uczenia się · 37 kryteriów weryfikacji
Osoba posiadająca kwalifikację:
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego
- Korzysta z edytorów tekstu
- Korzysta z programu poczty elektronicznej
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych
- Wykonuje prezentacje multimedialne
Kryteria weryfikacji:
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: wymienia programy służące do projektowania i wykonywania obliczeń
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: tworzy nowy arkusz
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: wprowadza i formatuje dane liczbowe
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: wprowadza formuły, w tym sumę, średnią i zliczanie
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: sortuje i filtruje dane
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: tworzy wykresy
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: zapisuje dokument w różnych formatach
- Korzysta z arkusza kalkulacyjnego: drukuje dokument
- Korzysta z edytorów tekstu: wymienia programy do edycji tekstu
- Korzysta z edytorów tekstu: tworzy nowy dokument
- Korzysta z edytorów tekstu: wprowadza tekst
- Korzysta z edytorów tekstu: wstawia i formatuje obiekty, w tym tabelę, wykres i obraz
- Korzysta z edytorów tekstu: formatuje dokument zgodnie z zasadami edycji tekstu
- Korzysta z edytorów tekstu: tworzy korespondencję seryjną
- Korzysta z edytorów tekstu: zapisuje dokument w różnych formatach
- Korzysta z edytorów tekstu: drukuje dokument
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: wymienia programy służące do obsługi poczty elektronicznej
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: wymienia rodzaje adresatów korespondencji elektronicznej, w tym adresatów do wiadomości i do ukrytej wiadomości
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: tworzy nową wiadomość e-mail
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: wprowadza i formatuje tekst
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: dodaje załączniki
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: wskazuje odbiorców lub działy w organizacji, do których należy skierować określoną korespondencję elektroniczną
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: wysyła pocztę elektroniczną, w tym ustawia potwierdzenie odbioru, priorytet i kategorię wiadomości
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: przekazuje korespondencję elektroniczną do odpowiednich osób albo działów według ich kompetencji
- Korzysta z programu poczty elektronicznej: prowadzi kalendarz spotkań, w tym wysyła zaproszenia i odpowiada na zaproszenia
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych: wymienia przeglądarki służące do pozyskiwania informacji z Internetu
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych: wykorzystuje funkcje przeglądarek internetowych, w tym zapamiętywanie ulubionych i wyszukiwanie witryn w historii
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych: wyszukuje informacje, stosując metody wyszukiwania informacji w Internecie
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych: tworzy bazę danych, pozyskując i selekcjonując informacje z Internetu
- Korzysta z przeglądarek i wyszukiwarek internetowych: czyści historię wyszukiwania przeglądarki internetowej
- Wykonuje prezentacje multimedialne: wymienia programy służące do tworzenia prezentacji multimedialnych
- Wykonuje prezentacje multimedialne: tworzy nową prezentację według wytycznych
- Wykonuje prezentacje multimedialne: wprowadza i formatuje tekst
- Wykonuje prezentacje multimedialne: wstawia i formatuje obiekty, w tym obraz, tabelę i wykres
- Wykonuje prezentacje multimedialne: dobiera szablon do celu prezentacji
- Wykonuje prezentacje multimedialne: zapisuje dokument w różnych formatach
- Wykonuje prezentacje multimedialne: drukuje prezentację
Metody stosowane w walidacji
Test wiedzy
Egzamin teoretyczny jest przeprowadzany w elektronicznym systemie w ośrodku egzaminacyjnym. Podczas testu osoba egzaminowana nie może korzystać z innych aplikacji ani otwierać stron internetowych.
Symulacja
Symulacja jest jedną z metod części praktycznej. Musi być zastosowana do weryfikacji umiejętności związanych z użytkowaniem urządzeń biurowych oraz wszystkich umiejętności z zestawu „Użytkowanie aplikacji biurowych”.
Rozmowa z komisją
Rozmowa z komisją może być zastosowana w części praktycznej w odniesieniu do efektów, dla których ZRK nie wymaga obowiązkowej symulacji.
Weryfikacja składa się z dwóch etapów: egzaminu teoretycznego w formie testu wiedzy oraz egzaminu praktycznego. W części praktycznej stosuje się symulację lub rozmowę z komisją. Umiejętność dotycząca użytkowania urządzeń biurowych oraz wszystkie umiejętności z zestawu „Użytkowanie aplikacji biurowych” muszą być weryfikowane symulacją. Test nadzoruje operator systemu egzaminacyjnego, a część praktyczną prowadzi komisja walidacyjna składająca się z co najmniej dwóch egzaminatorów. Instytucja walidująca musi zapewnić rozdzielenie kształcenia i szkolenia od walidacji, bezstronność osób przeprowadzających walidację oraz niezależną procedurę odwoławczą. Kandydat musi mieć zapewnione indywidualne stanowisko komputerowe z pakietem aplikacji biurowych, dostęp do urządzeń i sprzętów biurowych oraz materiały potrzebne do wykonania zadań.
Jak zgłosić się do procesu walidacji?
Kandydaci indywidualni
Prześlij wypełnione zgłoszenie dla kandydata indywidualnego na adres zgloszenia@icvc.eu. W formularzu wskaż termin egzaminu ogłoszony w harmonogramie ICVC.
Dokonaj płatności przelewem na rachunek ICVC. Dane do przelewu są dostępne w formularzu zgłoszeniowym oraz potwierdzeniu rezerwacji terminu.
Przyjęcie zgłoszenia oraz rezerwacja daty i miejsca zostaną potwierdzone na adres e-mail podany w formularzu. Zgodnie z materiałem ICVC potwierdzenie następuje w ciągu 5 dni roboczych od wysłania wymaganych dokumentów.
Podmioty zgłaszające grupę kandydatów
Prześlij wypełnione zgłoszenie dla podmiotu zgłaszającego grupę kandydatów na adres zgloszenia@icvc.eu i wskaż preferowany termin egzaminu.
Grupa powinna liczyć co najmniej 5 osób.
Warunkiem realizacji procesu dla grupy jest zawarcie umowy z ICVC.
ICVC potwierdza przyjęcie zgłoszenia i możliwość przeprowadzenia egzaminu. Zgodnie z materiałem ICVC potwierdzenie następuje w ciągu 5 dni roboczych od wysłania wymaganych dokumentów.
Miejsce i termin walidacji
Kandydaci indywidualni
Miejsce i termin walidacji dla kandydatów indywidualnych są wskazywane w harmonogramie egzaminów. Zgłoszenie musi wpłynąć nie później niż 14 dni przed preferowaną datą walidacji. Zgodnie z materiałem ICVC decyzję o zakwalifikowaniu kandydata podejmuje Komisja Walidująca w formie uchwały, nie później niż 5 dni przed terminem walidacji.
Grupy kandydatów
Preferowaną datę i miejsce walidacji należy wskazać w formularzu zgłoszeniowym. Walidacja może być przeprowadzona w całej Polsce. Zgłoszenie musi wpłynąć nie później niż 14 dni przed preferowaną datą. Zgodnie z materiałem ICVC decyzję o zakwalifikowaniu kandydatów podejmuje Komisja Walidująca nie później niż 5 dni przed terminem walidacji.
Jaki dokument otrzymuje uczestnik?
Dokumentem potwierdzającym nadanie kwalifikacji jest certyfikat kwalifikacji wolnorynkowej. Certyfikat jest ważny bezterminowo.
Koszt przeprowadzenia walidacji
Walidacja dla uczestnika
Podstawowa cena walidacji wynosi 770 zł i obejmuje przeprowadzenie procesu walidacji efektów uczenia się wymaganych dla kwalifikacji. Pozostałe pozycje są wykazywane odrębnie jako opłaty dodatkowe.
Zgodnie z materiałem ICVC uczestnik może podejść do walidacji poprawkowej w najbliższym terminie kolejnej grupy uczestników. Nie organizuje się indywidualnych walidacji poprawkowych.
Opłata za walidację poprawkową wynika z konieczności ponownej organizacji procesu, pracy egzaminatora i obsługi dokumentacji.
Podstawa włączenia kwalifikacji do ZSK
Monitor Polski z dnia 17 lipca 2019 r., poz. 687. Podstawę wydania obwieszczenia stanowi art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji. Data włączenia kwalifikacji do ZSK: 2019-07-17. Data rozpoczęcia funkcjonowania kwalifikacji w ZSK: 2020-11-10.
- Kod ZRK
- 12696
- Poziom PRK
- 3
- Właściwy minister
- Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji
- Podstawa prawna
- Obwieszczenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 lipca 2019 r. w sprawie włączenia kwalifikacji rynkowej „Prowadzenie obsługi biura” do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.
- Data
- 2019-07-02
Rola ICVC
ICVC Certyfikacja Sp. z o.o. jest jedną z instytucji certyfikujących wskazanych w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji dla kwalifikacji „Prowadzenie obsługi biura” i jest uprawniona do jej nadawania. ICVC odpowiada za przeprowadzenie procesu certyfikowania i wydanie certyfikatu po pozytywnym zakończeniu walidacji. Walidacja obejmuje test wiedzy nadzorowany przez operatora systemu egzaminacyjnego oraz część praktyczną prowadzoną przez co najmniej dwuosobową komisję walidacyjną. ICVC musi zapewnić rozdzielenie procesów kształcenia i walidacji, bezstronność egzaminatorów, możliwość odwołania się od decyzji oraz uzasadnienie negatywnego wyniku. Czynności administracyjne obejmują przyjmowanie zgłoszeń oraz uzgadnianie terminu i miejsca walidacji.
ICVC Certyfikacja Sp. z o.o.
Dokumenty do pobrania
Powiązane kwalifikacje
Najczęściej zadawane pytania
Co potwierdza kwalifikacja „Prowadzenie obsługi biura”?
Kwalifikacja potwierdza przygotowanie do realizowania zadań administracyjnych i logistycznych, obsługi dokumentów, korespondencji, interesantów, urządzeń oraz aplikacji biurowych.
Jakie są warunki przystąpienia do walidacji?
Osoba przystępująca do walidacji musi posiadać kwalifikację pełną na poziomie 3 PRK.
Jak przebiega walidacja?
Walidacja składa się z elektronicznego testu wiedzy oraz egzaminu praktycznego. W części praktycznej stosuje się symulację lub rozmowę z komisją.
Kiedy symulacja jest obowiązkowa?
Symulacja jest obowiązkowa przy weryfikacji umiejętności związanej z użytkowaniem urządzeń biurowych oraz wszystkich umiejętności z zestawu „Użytkowanie aplikacji biurowych”.
Jak długo ważny jest certyfikat?
Certyfikat jest ważny bezterminowo.
Ile kosztuje walidacja?
Podstawowa cena walidacji wskazana w materiale ICVC wynosi 770 zł. Oddzielnie wykazano opłaty za spotkanie z doradcą walidacyjnym, wysyłkę certyfikatu i egzamin poprawkowy.
Jakie aplikacje biurowe obejmuje kwalifikacja?
Zakres obejmuje arkusz kalkulacyjny, edytor tekstu, program poczty elektronicznej, przeglądarki i wyszukiwarki internetowe oraz program do tworzenia prezentacji multimedialnych.
Gdzie można wykorzystać kwalifikację?
Kwalifikacja może być wykorzystywana na stanowiskach biurowych w przedsiębiorstwach, instytucjach publicznych i organizacjach pozarządowych, między innymi w sekretariacie, recepcji, rejestracji i komórkach back office.
Masz pytania dotyczące walidacji?
Skontaktuj się z doradcą walidacyjnym ICVC i uzyskaj informacje dotyczące zgłoszenia, warunków przystąpienia, terminów oraz przebiegu procesu walidacji.